Bagi yang bekerja di suatu perusahaan, kamu mungkin sering mendengar pertanyaan seputar jumlah inventaris kantor saat ini. Inventaris adalah aset yang ada di kantor yang digunakan untuk menunjang aktivitas bisnis. Misalnya, laptop yang digunakan oleh karyawan untuk bekerja sehari-hari.

Pengelolaan inventaris yang tepat menjauhkan perusahaan dari hal-hal yang tidak diinginkan, seperti fraud. Lantas, seperti apa pengelolaan inventaris yang tepat dalam bisnis? Mari dimulai dengan membahas pengertian investaris itu sendiri terlebih dahulu, ya!

Baca Juga: Sistem ERP dalam Bisnis: Pengertian, Tujuan, dan Fungsinya

Pengertian Inventaris dalam Bisnis

Inventaris di kantor

Inventaris artinya daftar aset atau sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan untuk mengelola lini bisnis. Pengelolaan inventaris berkaitan dengan proses produksi, pengelolaan sumber daya, hingga perkembangan bisnis secara menyeluruh. Sementara pencatatan inventaris kantor meliputi jumlah barang, jenis, kondisi barang, dan harga jualnya. 

Pencatatan inventaris dibuat rapid an detail. Tujuannya bukan hanya untuk memudahkan pelacakan aset, tapi juga membantu pembuatan laporan keuangan. Laporan ini nantinya akan diserahkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan untuk memantau kinerja suatu bisnis.

Lewat data inventaris yang disajikan, perusahaan dapat melakukan evaluasi terkait kinerjanya. Sebab, dalam laporan keuangan terlihat jelas perbandingan jumlah inventaris kantor setiap tahun. Jika peningkatan jumlah inventaris tidak disertai dengan peningkatan kinerja, maka perusahaan dapat mendeteksi permasalahan yang sedang dihadapi.

Manfaat Inventaris dalam Bisnis

Berhubung karena inventaris memiliki urgensi tersendiri dalam setiap bisnis, maka banyak manfaat yang bisa didapatkan dengan melakukan inventaris. Adapun manfaat inventaris adalah sebagai berikut.

1. Mendokumentasikan Aset Bisnis

   Jumlah aset yang dimiliki perusahaan dapat diketahui dengan mendokumentasikan aset. Dokumentasi membantu perusahaan mengontrol keberadaan aset, sehingga set tidak mudah hilang. Di sisi lain, dokumentasi membantu perusahaan untuk mengecek kondisi aset yang sebenarnya guna memudahkan penggantian apabila dibutuhkan.

2. Mengamati Kondisi Perusahaan

   Tolak ukur suatu perusahaan dapat dilihat dari jumlah aset dan kualitas sumber daya yang dimilikinya saat ini. Apakah perusahaan mengalami perkembangan atau justru stagnan di titik yang sama dibandingkan tahun sebelumnya? Dengan mendeteksi kondisi ini, perusahaan dapat melakukan evaluasi secepat mungkin sekaligus membuat strategi yang baru terkait perjalanan bisnis. 

3. Memudahkan Pengelolaan

   Aset yang sulit dhitung pakai jari, seperti laptop, alat-alat tulis, dan mesin biasanya membutuhkan waktu yang lebih lama dalam proses rekap. Namun, inventaris memudahkan proses perekapan karena setiap aset sudah diberikan kode-kode tertentu untuk melacak keberadaannya. Dengan pencatatan yang benar, pengelolaan semakin mudah dilakukan.

4. Memudahkan Pengadaan Barang

   Inventaris yang benar akan memudahkan perusahaan dalam pengadaan barang yang dibutuhkan. Sebut saja penggantian aset atau restock yang akan menjadi efektif dan efisien dengan melihat catatan aset. Cukup melihat data yang ada, maka bagian inventaris dapat menentukan aset mana saja yang perlu dibeli agar tidak menghambat kinerja perusahaan secara menyeluruh.

5. Mengurangi Pemborosan

   Inventaris memegang peran penting dalam perjalanan bisnis, karena dapat mempengaruhi jumlah pengeluaran. Jika dilakukan dengan baik, maka proses pengadaan barang atau restock, menghitung penyusutan, dan belanja bahan baku mudah dilakukan. Semua data terlihat jelas, sehingga pihak-pihak yang terkait mudah mengakses informasi yang dibutuhkan untuk mendukung pekerjaannya.

6. Meningkatkan Transparansi Bisnis

   Pencatatan inventaris yang baik menjadi salah satu poin penting untuk meningkatkan transparansi bisnis, terutama bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Sebut saja pemegang saham yang pada dasarnya akan meminta informasi terkini tentang kinerja bisnis untuk memastikan bisnis berjalan lancar. Transparansi secara tidak langsung menujukkan perusahaan bekerja secara jujur, jadi siap diaudit kapan saja. 

Jenis-jenis Inventaris dalam Bisnis

Pendataan inventaris mudah dilakukan dengan mengetahui jenis-jenisnya. Berikut 13 jenis inventaris yang harus diketahui, yaitu.

1. Bahan Baku

   Bahan baku adalah bahan yang digunakan untuk memproduksi suatu produk. Bahan baku asli tidak dapat dikenali ketika suatu produk telah selesai diproduksi dan siap dipasarkan. Untuk memberitahukan bahan bakunya kepada konsumen, perusahaan akan menuliskan daftarnya pada kemasan. 

2. Bahan Pendukung

   Berbeda dengan bahan baku, bahan pendukung masih dapat dikenali meskipun produknya telah siap dipasarkan. Misalnya dalam pembuatan meja, maka bahan pendukungnya adalah sekrup, paku, atau kayu. Dalam pembuatan cermin, bahan pendukungnya adalah kayu dan kaca.

3. Barang dalam Proses

   Disebut juga sebagai barang Work In Process (WIP). Inventaris yang satu ini mengacu pada bahan yang digunakan dalam proses produksi. Sebut saja bahan baku, pendukung, bahan pengepakan, tenaga kerja, dan biaya overhead.

4. Barang Jadi

   Merupakan inventaris yang siap digunakan atau diperjualbelikan kepada konsumen. Hasil penjualan barang jadi akan memberikan keuntungan kepada perusahaan. Besaran untung yang diperoleh dihitung setelah dikurangi biaya bahan baku, pendukung, dan lain sebagainya.

5. Pemeliharaan, Perbaikan, dan Operasi

   Disebut juga sebagai Maintenance, Repairment, dan Operation (MRO). Ketiganya masuk dalam kategori persediaan yang digunakan untuk membuat suatu produk. Produk tersebut yang dapat memelihara perjalanan suatu bisnis.

6. Bahan Pengemasan

   Inventaris berupa bahan pengemasan dibagi menjadi tiga jenis. Pertama, kemasan utama yang digunakan untuk melindungi produk. Kedua, kemasan sekunder yang dapat berisi label atau keterangan SKU. Ketiga, kemasan tersier yang digunakan untuk melindungi produk saat dikirimkan.

7. Stok Pengaman

   Inventaris yang masuk ke dalam jenis stok pengaman adalah aset yang sengaja dibeli dalam jumlah berlebihan. Tujuannya untuk mengantisipasi kekurangan bahan baku dalam produksi. Alhasil, penjualan produk kepada konsumen berjalan lancar karena kebutuhan konsumen terpenuhi.

8. Persediaan Decoupling

   Diberikan kepada aset yang dikategorikan dalam item tambahan. Item ini biasanya disimpan di gudang untuk menghindari adanya penghentian pekerjaan. Sebab, bahan-bahan yang dibutuhkan tersimpan dengan aman dan rapi di suatu tempat.

9. Inventaris Siklus

   Inventaris siklus adalah persediaan yang dibeli pada masa tertentu saja. Tujuannya agar pembelian persediaan tidak mubazir. Di sisi lain, inventaris siklus dipercaya dapat menekan pengeluaran perusahaan.

10. Inventaris Layanan

    Merupakan konsep inventaris yang mengacu pada banyaknya layanan yang dapat diberikan oleh perusahaan dalam kurun waktu tertentu. Misalnya, sebuah hotel yang memiliki 20 kamar memiliki daya tampung sebanyak 40 tamu untuk ukuran yang sama. Berbeda apabila ukuran hotel berbeda, jumlah daya tampungnya mungkin lebih dari 40 orang.

11. Inventaris Transit

    Merupakan persediaan barang yang bergerak. Awalnya mungkin ada di pabrik, kemudian pindah ke gudang, lalu pusat distribusi. Perpindahan inventaris antar tempat biasanya membutuhkan waktu.

12. Inventaris Teoritis

    Memiliki jumlah persediaan yang sedikit di dalam perusahaan. Biasanya digunakan dalam proses penyelesaian produksi. Ukurannya dihitung menggunakan rumus aktual dan teoritis. 

13. Persediaan Berlebih

    Dikenal sebagai persediaan usang, karena tidak terpakai dalam kegiatan produksi. Meskipun tidak dipakai, penyimpanan persediaan berlebih membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Hal ini otomatis menambah pengeluaran perusahaan. 

    Baca Juga: Management Training: Pengertian, Manfaat, Tugas, dan Besaran Gajinya

Cara Pengelolaan Inventaris dalam Bisnis

Pengelolaan Inventaris

Pengelolaan inventaris dalam skala kecil mudah diolah, tapi tidak untuk skala besar. Dibutuhkan cara pengelolaan inventaris yang tepat agar pencatatannya tidak kacau. Adapun cara mengelola inventaris barang adalah sebagai berikut.

1. Memilih PIC yang Tepat

   Person In Charge (PIC) yang tepat akan memudahkan pengelolaan inventaris di perusahaan. Manajer inventaris wajib mencari penanggung jawab dengan kemampuan tertentu. Sebut saja mampu membuat laporan stok dengan rapi, jujur, dan ahli menghitung depresiasi. 

2. Keamanan yang Optimal

   Keamanan dibutuhkan untuk menjaga inventaris dari pencurian. Selain mempekerjakan petugas keamanan, perusahaan dapat menambah kamera CCTV di sudut-sudut tertentu. Bisa juga dengan membatasi akses ke lembar kerja inventaris, jadi datanya tidak mudah diobrak-abrik.

3. Mengaudit Inventaris

   Disebut juga sebagai stocktaking, yaitu proses audit inventaris antara yang dicatat manual dan yang tercatat pada sistem. Auditing dilakukan untuk mengetahui selisih inventaris yang ada. Jangka waktu audit dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.

4. Memantau Stok

   Memantau persediaan atau stok ditujukan untuk meminimalisir penyusutan inventaris. Dalam hal ini, perusahaan perlu menentukan jumlah stok minimum yang ada. Apabila jumlah stoknya sudah mendekati jumlah minimum, perusahaan dapat melakukan pembelian untuk mencegah terhambatnya kegiatan operasional.

5. Menggunakan Software

   Pengecekan inventaris secara manual menghabiskan banyak waktu, tenaga, dan biaya. Hal ini dapat diatasi dengan menggunakan software tertentu untuk memantau jumlah inventaris yang ada. Pembelian maupun penggunaan inventaris dicatat dengan rapi dalam sebuah sistem untuk memudahkan perekapan.

Kelola Inventaris secara Rapi dan Detail

Jumlah inventaris yang dimiliki oleh suatu perusahaan, terutama yang skalanya besar pasti banyak. Dibutuhkan pengelolaan yang rapi dan detail untuk menghitung jumlah inventaris, jadi tidak ada satu pun yang hilang atau tidak tercatat. Jangan ragu untuk gunakan software dalam mencatat inventory jika memang diperlukan, demi tercapainya efisiensi dan efektivitas dalam mencatat persediaan.

Baca Juga: Pentingnya Pendelegasian Tugas di Sebuah Perusahaan

Ikuti Whatsapp Channel Republika