Pernah mendengar istilah actuating? Dalam dunia kerja, actuating adalah usaha untuk menggerakkan anggota kelompok dalam suatu organisasi untuk bekerja sama mencapai tujuan yang ditetapkan. Agar actuating bisa berjalan lancar, perusahaan atau organisasi perlu menerapkan fungsi lainnya. Sebut saja organizing, controlling, dan planning. 

Tanpa salah satu di antaranya, perusahaan akan mengalami kesulitan untuk mencapai tujuan Sebelum melakukan actuating, perusahaan akan terlebih dahulu menyusun rencana. Lalu, rencana tersebut direalisasikan dan dikontrol agar berjalan sesuai harapan.

Pengertian Actuating

Dalam manajemen, fungsi actuating adalah fungsi yang dijalankan dengan cara memberikan bimbingan, konsultasi, dan pengarahan kepada anggota. Actuating disesuaikan dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing, jadi setiap anggota dalam suatu organisasi bisa berbeda. Jika tugas dapat terlaksana sesuai arahan, maka pencapaian tujuan pun akan lebih mudah terwujud.

Fungsi actuating biasanya diberikan oleh manajemen tingkat atas ke tingkat menengah, lalu lanjut ke tingkat bawah. Fungsi actuating akan terus dilakukan hingga kepada orang terakhir yang berhak atas tugas dan tanggung jawab tersebut. Contohnya, senior staff yang memberikan arahan kepada staff yang bekerja di lapangan atau di kantor.

Ruang lingkup actuating melibatkan kegiatan-kegiatan di perkantoran. Semakin luas tujuan perusahaan, maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang akan dilakukan. Beberapa kegiatan perkantoran yang dimaksud, di antaranya:

• Office planning adalah proses menentukan arah kegiatan sekaligus peninjauan terhadap tercapainya tujuan yang ditetapkan.
• Office organizing adalah pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi lainnya, seperti pembagian tugas, pemeliharaan hubungan kerja, dan penyediaan peralatan maupun perlengkapan yang tepat.
• Office actuating adalah kegiatan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja sesuai target yang ditentukan demi mewujudkan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis.
• Office controlling adalah kegiatan untuk mengawasi apakah sasaran dan perencanaan telah berjalan sesuai target atau tidak.

Prinsip-prinsip Actuating

Setelah membahas tentang pengertian actuating, sekarang saatnya membahas tentang prinsipnya. Ada beberapa prinsip actuating yang harus diperhatikan oleh seorang manager atau pimpinan di perusahaan, di antaranya.

• Mengarah pada Tujuan

Ini adalah tujuan utama dari actuating. Jika pengaraha berjalan efektif, maka kontribusi setiap anggota di dalam suatu organisasi pun menjadi semakin besar. Hal ini akan mempercepat proses mencapai tujuan. Namun, fungsi pengarahan harus dilaksanakan oleh semua anggota, baik ata

• Kesatuan Komando

Prinsip diperlukan untuk menyatukan tugas dan tanggung jawab seluruh karyawan guna mencapai tujuan. Adanya komando akan memudahkan karyawan untuk mengetahui apa yang akan dilakukan dan kepada siapa hasilnya akan dilaporkan. 

• Tujuan yang Selaras

Tujuan perusahaan tidak selamanya selaras dengan tujuan setiap karyawan. Namun, karyawan yang bersedia untuk bekerja keras mencapai tujuan perusahaan akan memberikan impact yang besar. Tidak hanya bagi perusahaan, tapi juga bagi perkembangan karirnya agar memiliki jabatan yang tinggi di perusahaan tempatnya bekerja.

Tujuan Actuating dalam Manajemen

Pengarahan yang baik merupakan inti dari pengelolaan. Terlepas dari hal ini, perusahaan juga harus memiliki struktur organisasi yang baik, staf yang efektif, pengendalian yang baik, sehingga hasil yang diinginkan tercapai secara maksimal. Pemahaman tentang tujuan actuating mengarah pada faktor-faktor berikut ini.

• Actuating Membantu Pencapaian Koordinasi

Pengarahan yang efektif dapat diwujudkan dengan koordinasi yang baik dari atas ke bawah. Manajer akan mengintegrasikan kegiatan yang ingin dilakukan. Lalu, memberikan pengawasan, bimbingan, dan konseling demi mencapai tujuan perusahaan.

• Actuating Sebagai Sarana Motivasi

Pencapaian suatu tujuan dapat terwujud dengan motivasi yang kuat. Motivasi diberikan saat kegiatan pengarahan berlangsung, sehingga karyawan mau bekerja secara efisien dan efektif  untuk perusahaan. Atasan akan memberikan instruksi untuk bekerja sepenuh hati, sehingga hasilnya menjadi maksimal.

• Actuating untuk Melengkapi Fungsi Manajerial Lainnya

Melalui pengarahan yang baik, maka fungsi manajerial lainnya akan terpenuhi. Mulai dari pengorganisasian, perencanaan, pengendalian, dan lain sebagainya. Tanpa actuating yang efektif, maka kinerja dari fungsi manajerial lainnya otomatis terganggu. 

• Actuating Memudahkan Proses Adaptasi

Lingkungan bisnis sewaktu-waktu dapat berubah, baik dari segi fungsi, tujuan, dan struktur organisasi. Melalui pengarahan, manajer mampu meyakinkan karyawan bahwa perubahan yang terjadi mengarah pada kebaikan seluruh aspek di perusahaan. Dengan demikian, karyawan mau menerima perubahan tersebut dan beradaptasi pada hal-hal baru yang berubah dari sebelumnya.

• Meningkatkan Kedisiplinan dan Ketertiban Karyawan

Dalam proses pengarahan, instruksi yang diberikan dapat membuat karyawan termotivasi untuk melakukan sesuatu. Lewat motivasi ini, kedisiplinan dan ketertiban karyawan dalam bekerja akan terbentuk dengan sendirinya. Jadi, setiap pengarahan yang diberikan mampu diimplementasikan dengan baik dan menghasilkan sesuatu yang baik pula bagi tujuan perusahaan.

Fungsi Actuating

Fungsi actuating adalah penting bagi perusahaan. Jika fungsi ini terganggu, maka fungsi lainnya pun akan terpengaruh. Agar visi dan misi tercapai, perusahaan harus melaksanakan empat fungsi actuating berikut ini.

• Pengawasan

Fungsi ini berkaitan dengan menginstruksikan, membimbing, dan mengamati karyawan di tempat kerja. Tujuannya untuk memastikan apakah pekerjaan karyawan dilakukan sesuai rencana. Di sisi lain, pengawasan juga membantu karyawan dalam memecahkan masalah dalam pekerjaan guna meningkatkan kinerja. 

• Motivasi

Motivasi adalah fungsi menggerakkan karyawan di tempat kerja untuk memberikan kontribusi terbaik kepada perusahaan. Kontribusi dapat berupa kemampuan, kedisiplinan, dan ketertiban dalam bekerja, sehingga pencapaian tujuan dapat terwujud sesuai target. Adanya motivasi secara otomatis memberikan energi baru bagi seluruh karyawan untuk bekerja maksimal.

• Komunikasi

Komunikasi dapat berupa proses pertukaran ide, gagasan, pandangan, atau fakta di antara dua orang atau lebih. Dari komunikasi yang terjalin, nantinya akan diputuskan satu ide atau gagasan yang tepat untuk mencapai tujuan perusahaan. Hasilnya akan dikoordinasikan kepada manajer.

• Kepemimpinan

Fungsi kepemimpinan adalah proses mempengaruhi perilaku seorang karyawan untuk mencapai suatu tujuan. Fungsi ini berkaitan dengan kemampuan untuk membina atau memelihara hubungan interpersonal yang baik antara atasan dan bawahan. Ketika bawahan menyukai gaya kepemimpinan atasan, maka bawahan akan dengan senang hati memberikan kontribusi maksimal.

Karakteristik Dalam Actuating

Perubahan dunia kerja yang semakin cepat menuntut perusahaan untuk mampu beradaptasi. Ditambah lagi dengan adanya dominasi anak muda dalam dunia kerja yang membuat budaya kerja otomatis berubah. Perubahan ini harus diantisipasi dengan beberapa karakteristik dalam actuating yang diberikan kepada karyawan, di antaranya.

• Menetapkan Fungsi Pervasif

Karakteristik dalam actuating ini berhubungan dengan keterlibatan atasan dalam memberikan arahan kepada bawahan. Proses penyampaiannya harus jelas, sehingga arahan dapat diimplementasikan dengan baik dalam dunia kerja. Arahan ini juga yang akan membantu karyawan untuk meminimalisir kesalahan dalam bekerja.

• Proses yang Berkelanjutan

Pengarahan bersifat berkelanjutan, artinya perlu dilakukan secara terus-menerus. Sekalipun tujuan perusahaan tercapai, atasan tetap harus memberikan pengarahan yang baik. Dengan demikian, hasil yang dicapai di kemudian hari lebih baik lagi daripada periode-periode sebelumnya.

• Aktivitas Kreatif

Tanpa instruksi yang jelas, karyawan akan kesulitan untuk mengimplementasikan sesuatu. Namun dengan pengemasan instruksi secara kreatif, setiap karyawan mau bekerja lebih efektif. Bahkan tidak menutup kemungkinan kalau karyawan akan memberikan ide atau gagasan kreatif demi tercapainya tujuan perusahaan.

• Faktor Sumber Daya Manusia

Karakteristik dalam actuating tak lepas dari pengaruh sumber daya manusia (SDM). Dalam hal ini, atasan perlu melihat apakah benefit yang didapatkan karyawan telah sesuai dengan beban kerjanya atau tidak. Jika seandainya benefit belum sesuai, seperti gaji, maka mengarahkan karyawan untuk lebih rajin bekerja akan terasa sulit.

• Fungsi Atasan

Maksudnya adalah aktivitas yang dilakukan oleh bawahan sesuai dengan instruksi atasan. Tidak boleh lebih atau kurang. Dengan demikian, potensi timbulnya kesalahan dapat diminimalisir.

• Fungsi Delegasi

Karakteristik ini berkaitan dengan penyampaian instruksi secara langsung, yaitu dari atasan ke bawahan. Dalam hal ini, manajer tidak menyampaikan tugas bawahan kepada supervisor atau senior staff. Namun, langsung kepada bawahan yang bersangkutan guna menghindari miskomunikasi yang dapat merugikan perusahaan.

Melakukan Actuating Secara Menyeluruh Itu Penting

Dapat disimpulkan bahwa fungsi actuating adalah proses pengarahan semua SDM di suatu perusahaan agar mampu bekerja sesuai tugas dan tanggung jawab masing-masing. Maka dari itu, penting untuk melakukan actuating secara menyeluruh untuk memudahkan proses pengendalian di lingkungan internal. Hingga pada akhirnya target yang ditetapkan perusahaan di awal dapat direalisasikan dengan hasil memuaskan.

Ikuti Whatsapp Channel Republika